Communication, conduite de réunion et gestion du temps

À qui s'adresse la formation ?

La formation s'adresse à des collaborateurs dont le travail passe par l'écrit, la parole et la coordination avec d'autres. Elle concerne notamment :

• les responsables et chefs d'équipe qui animent des réunions d'activité, de sécurité ou de projet ;
• les fonctions support et administratives qui produisent des courriels, des notes et des comptes rendus ;
• les équipes commerciales et les chargés de clientèle, dont l'échange avec le client est le cœur du travail ;
• les techniciens et les chargés d'affaires qui rédigent des rapports d'intervention et rendent compte à un donneur d'ordre ;
• les collaborateurs qui travaillent avec des interlocuteurs sur plusieurs sites, où tout ce qui n'est pas écrit se perd.

La formation ne suppose aucun prérequis. Lorsque la difficulté porte sur la langue elle-même plutôt que sur la situation de communication, c'est la formation en langues professionnelles qui répond au besoin.

Quel est le programme de la formation ?

Le programme est arrêté avec votre organisation, à partir des thèmes que SS4U a déjà dispensés :

• Les bases de la communication professionnelle : ce qui se joue dans un échange, écoute et reformulation, questions ouvertes et fermées, faits et interprétations, effets du ton et de la posture.
• Les écrits professionnels — courriel, note, compte rendu, rapport d'intervention ; aller à l'essentiel, structurer, choisir l'objet et le destinataire, relire avant d'envoyer.
• La prise de parole — préparer un message court, soutenir son propos, répondre à une objection, intervenir devant un groupe.
• La conduite et l'animation des réunions — décider si la réunion est nécessaire, fixer son objet et ses participants, préparer l'ordre du jour, tenir le temps, faire parler ceux qui se taisent, conclure sur des décisions et les consigner.
• La gestion du temps et des priorités — distinguer l'urgent de l'important, planifier une journée et une semaine, traiter les interruptions, organiser les tâches qui reviennent, dire non à ce qui ne relève pas du poste.
• La gestion du stress au travail — reconnaître ses propres signaux, repérer les situations de surcharge, les dire à sa hiérarchie, et distinguer ce qui se règle individuellement de ce qui relève de l'organisation du travail.

Les thèmes retenus et leur poids respectif sont fixés dans la proposition de formation établie pour votre organisation.

Comment se déroule la formation et comment les acquis sont-ils évalués ?

SS4U dispense cette formation en intra-entreprise, pour les participants d'une même organisation. Elle se déroule à distance, sur votre site ou dans les locaux de SS4U à Casablanca. SS4U intervient depuis son implantation de Casablanca.

La formation est fondée sur la pratique : les participants rédigent, prennent la parole et animent des séquences de réunion. En intra-entreprise, les supports peuvent être pris dans votre organisation — un ordre du jour réel, un compte rendu à reprendre, un courriel qui a mal été compris.

Évaluation. Les modalités de vérification des acquis sont précisées dans la proposition de formation établie pour votre organisation.

Financement. Des formations transversales de SS4U ont été conduites dans le cadre de plans de formation de l'OFPPT et de conventions GIAC, souvent à la suite d'une mission d'ingénierie de formation. Ces dispositifs sont mobilisables après vérification de leur cadre : l'éligibilité de votre organisation et la prise en charge relèvent de l'OFPPT et du GIAC concerné, selon leurs propres procédures.

Pour préparer votre demande, précisez :

• les volets souhaités — communication orale, écrits professionnels, conduite de réunion, gestion du temps ;
• le nombre de personnes à former et leurs fonctions ;
• la langue de travail des participants ;
• la modalité souhaitée (à distance, sur votre site ou dans les locaux de SS4U à Casablanca) et le ou les sites concernés.

Que recevez-vous à l'issue de la formation ?

À l'issue de la formation, chaque participant reçoit une attestation de formation.

Cette attestation documente la formation suivie. Elle ne constitue ni un diplôme, ni une certification de personne.

Les supports de travail produits pendant la session — trames de compte rendu, modèles d'ordre du jour, grilles de préparation — restent utilisables par votre organisation.

Questions fréquentes sur la formation à la communication professionnelle

Peut-on ne retenir qu'un seul des volets, par exemple la conduite de réunion ?

Oui. La formation est sur mesure : elle peut porter sur la seule conduite de réunion, les seuls écrits professionnels ou la seule gestion du temps. Les volets retenus sont fixés au cadrage.

La formation porte-t-elle sur la communication de l'entreprise vers l'extérieur ?

Non. Elle porte sur la communication professionnelle interne et sur la relation de travail. La communication commerciale et la relation client relèvent de la formation aux techniques commerciales et à la relation client.

En quelle langue la formation est-elle dispensée ?

La langue de travail est fixée au cadrage, selon le public. Lorsque le besoin porte sur la maîtrise de l'anglais ou du français eux-mêmes, c'est la formation en langues professionnelles qui convient.

La formation traite-t-elle les risques psychosociaux ?

Le volet consacré au stress aide chacun à reconnaître ses signaux et à les dire. Il ne tient pas lieu d'évaluation des risques psychosociaux, qui porte sur l'organisation du travail et relève d'une démarche distincte, conduite par le bureau d'études.

Quels sont la durée et le coût de la formation ?

Ni la durée ni le tarif ne sont publiés : ils sont établis sur demande, selon les volets retenus, le nombre de personnes à former et le site.